第一条 为规范生态城社区档案工作,根据《中华人民共和国档案法》、《城市社区档案管理办法》(国家档案局11号令)以及《天津市社区档案管理实施细则》等有关规定,结合生态城社区档案工作实际,生态城图书档案馆与生态城社会局联合制定本办法。
第二条 本办法所称社区档案是指社区党组织、社区居民委员会、社区业委会、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条 社区档案工作是社区各项工作的重要组成部分,是社区精神文明建设、社区文化建设的重要内容,是维护居民及社区各类组织合法权益、记录社区发展历史面貌的重要工作。
第四条 生态城图书档案馆和生态城社会局要紧密联系,加强对社区档案工作的指导,定期组织社区档案工作人员进行档案专业知识和技能培训。
第五条 生态城社会局应把社区档案工作纳入社区工作一并布置、检查,加强对社区档案工作的领导,为社区档案工作提供资金、人员、库房、设施设备等条件保障。
第六条 社区要加强对档案工作的管理,将社区档案工作纳入社区工作计划,保障社区档案工作与社区各项工作同步协调发展。
第七条 社区要对社区档案工作实行集中统一管理,设立综合档案室或配备档案工作人员,建立健全社区文件材料归档和档案保管、利用、保密、统计、鉴定销毁、社区换届档案交接等制度。
第八条 社区要加强文件材料的积累收集,确保文件材料的齐全完整,凡在社区建设、管理活动中形成的党组织建设、居民自治、综合治理、社区民政、环境维护、文化体育、卫生卫计、劳动保障等具有保存利用价值的各种文件、图表、声像、照片、实物、电子文件均应归档。具体归档范围参见《中新天津生态城社区文件材料归档范围和保管期限表》(附件1)。
第九条 凡属社区归档范围内的文件材料,须按有关规定向本社区档案室或档案工作人员归档,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十条 社区文件材料的归档,应符合以下要求:
(一)归档的文件材料应为原件,文件材料归档后不得更改。
(二)归档文件材料须定期向社区档案室移交,归档文件材料应收集齐全、排列有序、装订整齐;归档文件目录、盒内文件目录、备考表应填写清晰、准确。
(三)归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
(四)社区须对全部纸质档案实施数字化管理。
(五)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
(六)归档时间:
文书材料于次年6月底前归档。
声像材料自形成后1个月内归档。
实物材料及时归档。
电子文件的归档实时进行。
第十一条 社区文件材料应按照下列规则进行分类编号和整理:
(一)文书档案按照问题(社区党支部工作、社区居委会工作)——年度进行分类,参照《归档文件整理标准》(DB12/T127)进行整理。以件为单位,按照问题—年度—保管期限排列编号。
(二)声像档案按照载体形式(录音、录像、照片等)分类,按照载体形式——年度——件号排列编号;参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15)、《照片档案管理规范》(GB/T18821)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)进行整理。
(三)实物档案由于相对较少,为了简化整理同时又便于管理,按照每年度下从1开始排流水件号。
上述社区文件材料的分类编号方案详见附件2。
第十二条 社区档案室或档案管理人员应配备符合防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温等要求的独立档案库房或档案保管专柜,定期检查档案的保管状况,维护档案的完整与安全,便于档案的有效利用。
第十三条 社区档案室或档案管理人员应建立档案统计登记台帐,做到帐物相符。
第十四条 社区档案室或档案管理人员应编制档案目录等检索工具,做好档案借阅登记,积极主动开展档案服务,做好利用效果反馈汇总,档案利用过程中,须严格执行档案保密制度,不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
第十五条 社区档案室或档案管理人员应开发利用档案信息资源,编写大事记、组织沿革、区情民情简介、基础数据汇编等编研材料,围绕社区中心工作和居民利用需求,利用档案举办多种形式展览,开展科普宣传、爱国主义教育等活动。
第十六条 社区应定期对各类档案进行鉴定,对失去保管价值的档案清点核对,编制档案销毁清册,经社区居委会主任审核签字后予以销毁,销毁清册应永久保存。
第十七条 社区撤销的,应由档案工作人员将档案整理规范,移交生态城图书档案馆,社区合并的,其合并前的档案属新社区所有,由新成立社区集中保管。
第十八条 社区档案管理应当采用信息化技术,实现档案数字化、系统化管理,按照生态城区域数字档案馆部署要求,由生态城图书档案馆将档案管理系统延伸至社区科,每年进行电子档案在线收集、移交、保管和利用,实现资源共享。纸质实体档案在社区科保管十年后向生态城图书档案馆移交,如社区无保管条件时,可以申请提前移交。
第十九条 违反国家有关规定,对社区档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的,应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第二十条 本办法由生态城图书档案馆、生态城社会局负责解释。
第二十一条 本办法自2017年5月1日起正式实施。
附件1、中新天津生态城社区文件材料归档范围和保管期限表
附件2、中新天津生态城社区档案分类编号方案
附件1、中新天津生态城社区文件材料归档范围和保管期限表
一、文书档案
归档范围 |
保管期限 |
一、社区党支部工作 |
|
1、社区党支部年度工作目标、年度工作计划、总结、统计材料 |
永久 |
2、社区党支部建立、换届材料,人员任免文件 |
永久 |
3、社区党支部会议纪录 |
永久 |
4、社区党支部、党员区级以上(含区级)评先材料,党员处分材料(警告以上) |
永久 |
5、社区党员调出、调入介绍信,入党积极分子名单 |
永久 |
6、社区党员登记名册、情况统计表 |
永久 |
7、社区党组织开展专题活动的计划、总结、报告 |
30年 |
8、社区开展理论学习、思想政治工作等活动记录和有关宣传工作形成的文件材料 |
30年 |
9、社区党员活动记录、党费明细 |
10年 |
10、社区党员志愿者名单、登记表及活动记录等文件材料 |
10年 |
11、社区精神文明创建活动材料 |
10年 |
12、社区党组织慰问困难户情况 |
10年 |
13、有关电子文件 |
永久 |
二、社区居委会工作 |
|
1、全年工作计划、总结、主任办公会记录 |
永久 |
2、社区居委会区域概况、组织概况、工作概况、社区大事记等材料 |
永久 |
3、社区居委会换届选举材料 |
永久 |
4、社区自治章程、分工职责、各项工作制度 |
永久 |
5、社区重大事项专题报告、总结、统计材料 |
永久 |
6、社区居民代表大会材料 |
30年 |
7、社区议事协商会产生的文字材料 |
30年 |
8、有关领导视察、参观社区工作形成的材料 |
30年 |
9、上级机关下发需要贯彻执行的文件材料 |
30年 |
10、社区组织基本情况统计、社区人才、资源情况登记 |
30年 |
11、社区民政工作统计材料 |
30年 |
12、社区在优抚、助残、救济、双拥工作中形成的文件、名册、报表等材料 |
30年 |
13、社区优抚、特困户及最低生活保障金,享受社会救助人员救助金发放管理名册、登记表、统计报表 |
30年 |
14、社区低保户、特困户、残疾人办证情况统计表 |
30年 |
15、社区扶贫救灾捐款、捐物人员名册、统计表、好人好事登记簿 |
30年 |
16、社区死亡人员证明 |
30年 |
17、社区居务公开、民主管理、民主监督等方面的材料 |
10年 |
18、创建美丽社区材料(申报表、创建过程材料) |
10年 |
19、创建文明小区、创建文明楼组材料 |
10年 |
20、辖区“五好家庭”、“文明家庭”等各项评选情况统计、事迹材料 |
10年 |
21、新闻媒体、报刊报道、刊载反映本社区工作情况的文字材料 |
10年 |
22、社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫等工作中形成的材料 |
10年 |
23、社区开展普法教育、法律咨询、法律宣传等工作活动记录 |
10年 |
24、社区科普教育宣传活动形成的材料 |
10年 |
25、社区安全生产管理规定,安全、防火宣传、活动方案、例会的会议记录等文件材料 |
10年 |
26、社区重要的信访材料 |
10年 |
27、社区各种民事调解、纠纷处理形成的材料 |
10年 |
28、社区募捐工作形成的文件材料 |
10年 |
29、社区服务志愿者名册、服务章程、活动记录 |
10年 |
30、社区儿童寒暑假活动计划、总结、记录等材料 |
10年 |
31、青少年社区教育年度计划、总结、各种活动材料 |
10年 |
32、单亲妈妈名册、困难单亲妈妈慰问金发放名册 |
10年 |
33、社区妇女维权服务工作材料,家暴投诉登记家暴追访登记 |
10年 |
34、社区低保、低收入人员公益活动名单、记录 |
10年 |
35、社区老年人情况汇编表(60岁以上) |
10年 |
36、安置帮教工作情况登记、记录等材料 |
10年 |
37、社区文体活动形成的材料 |
10年 |
38、社区文艺团体队伍名册及相关活动文件材料 |
10年 |
39、社区各项综治队伍名单 |
10年 |
40、社区居委会参与业主委员会及物业公司会议记录 |
10年 |
41、社区居委会帮助联合业主委员会、物业公司开展各项活动的记录 |
10年 |
42、社区居委会处理业主委员会与物业公司矛盾纠纷的材料 |
10年 |
43、社区居委会公章使用记录、证明 |
10年 |
44、社区居委会与有关单位签订的合同、协议等文件材料 |
10年 |
45、有关电子文件 |
永久 |
二、声像档案
归档范围 |
保管期限 |
社区在开展重要活动中拍摄的照片、录制的录像、录音材料 |
永久 |
三、实物档案
归档范围 |
保管期限 |
社区开展各项活动所获得重要的有保存价值的证书、奖旗、奖杯、奖牌及对外交流活动中获取的重要的纪念品 |
30年 |
附件2、中新天津生态城社区档案分类编号方案
一、文书档案
1、生态城社区档案全宗号列表
社区居委会 |
社区居委会代码 |
全宗号 |
备注 |
1、永定社区 |
01 |
B0007.01 |
|
2、彩虹社区 |
02 |
B0007.02 |
|
3、水岸社区 |
03 |
B0007.03 |
|
4、和畅社区 |
04 |
B0007.04 |
|
5、和风社区 |
05 |
B0007.05 |
|
6、和韵社区 |
06 |
B0007.06 |
|
7、季景社区 |
07 |
B0007.07 |
|
8、锦庐社区 |
08 |
B0007.08 |
|
9、景杉社区 |
09 |
B0007.09 |
|
10、宜禾社区 |
10 |
B0007.10 |
|
11、海博社区 |
11 |
B0007.11 |
|
12、兰苑社区 |
12 |
B0007.12 |
|
2、文书档案分类编号表
问题 |
代码 |
档号组成规则 |
范例 |
备注 |
1、 党 支 部 |
DZB |
全宗号-问题代码-年度-保管期限-盒号-件号 |
B0007.01-DZB-2017-Y-001-0001 (表示:永定社区党支部2017年的永久档案中第1盒第1件) |
Y—永久期限代码; 3—30年期限代码; 1—10年期限代码 |
2、 居 委 会 |
JWH |
B0007.02-JWH-2017-3-001-0002 (表示:彩虹社区居委会2017年的30年期限档案中第1盒第2件) |
3、声像档案分类编号表
类别 |
代码 |
小类号 |
代码 |
档号编制 规则 |
范例 |
声像档案 |
SX |
照片 |
1 |
全宗号-类别代码-小类号代码-年度-件号 |
B0007.01-SX-1-2017-0005 (表示:永定社区照片档案中2017年的第5件) B0007.01-SX-2-2017-0010 (表示:永定社区录像档案中2017年的第10件) |
录像 |
2 |
||||
录音 |
3 |
4、实物档案分类编号表
类别 |
代码 |
档号编制规则 |
范例 |
备注 |
实物档案 |
SW |
全宗号-类别代码-年度-件号 |
B0007.01-SW-2017-0005 (表示:永定社区实物档案2017年的第5件) |
件号每年从1开始 |